Ang isang kalat na inbox ay masamang balita. Hindi lamang mahirap makahanap ng mahahalagang email, ngunit paunti-unti kang makakakuha ng mas kaunti at mas kaunting pagganyak upang buksan ang Mail app araw-araw. Ano ang maaari mong gawin upang maiwasan ang pagkakaroon ng gulo sa iyong mga mensahe? I-optimize lamang ang iyong inbox ng Outlook gamit ang 5 madaling mga hakbang sa ibaba.
Kung naramdaman mo na hindi ka mapakali kapag tinitingnan ang iyong mga papasok na email, para sa iyo ang artikulong ito. Itigil ang pagpapaalam sa mga email na mag-ipon at mag-bagyo sa iyo ng mga notification sa pamamagitan ng simpleng pag-optimize ng iyong inbox. Hindi mo kailangang patuloy na subaybayan ang iyong mail at gumastos ng maraming oras sa pagtatapos na subukang linisin ang lahat. Tingnan lamang ang 5 madaling hakbang na ito sa Outlook para sa Microsoft 365 at ayusin ang lahat para sa iyo.
Tandaan : Karamihan sa mga tampok na ito ay nalalapat sa Outlook para sa Microsoft 365 / Office 365. Gayunpaman, ang ilan sa mga ito ay magagamit din sa pamamagitan ng serbisyo sa email ng Microsoft, ang Outlook.com.
I-optimize ang Iyong Outlook Inbox sa 5 Madaling Mga Hakbang
Tingnan natin kung paano ka maaaring maging isang pro pro sa pag-aayos ng iyong mail, at sa wakas ay makamit ang zero-notification inbox na pinapangarap mo.
1. Linisin sa pamamagitan ng pagtanggal ng mga dobleng email
Alam mo bang may automated na tool ang Outlook upang tanggalin ang mga dobleng email? Ngayon gawin mo. Gamitin ang tampok na ito upang mabilis na mabawasan ang bilang ng mga email na kailangan mong tingnan araw-araw sa ilang pag-click lamang.
- Buksan ang inbox na nais mong limasin. Tiyaking manatili sa default Bahay tab - maaari mong suriin kung aling tab ang nasa iyo sa pamamagitan ng pagtingin sa interface ng header ng Ribbon.
- Palawakin ang Maglinis drop-down na menu, pagkatapos ay pumili ng alinman Linisin ang Folder o Linisin ang Pag-uusap , depende sa iyong mga pangangailangan.
- Ang isang prompt ay pop up sa iyong screen. Kumpirmahing nais mong limasin ang pag-uusap o folder, at makita kung paano bumababa ang bilang ng mga hindi nabasang email sa iyong inbox.
Ano ang mabuti tungkol sa tampok na Clean Up ay ang katunayan na ang lahat ng mga tinanggal na item ay maaaring makuha sa isang tiyak na dami ng oras. Mahahanap mo sila sa Mga Tinanggal na Item folder sa gilid ng iyong window ng Outlook.
2. Lumikha ng mga folder para sa iyong mga email
Ang pagkakaroon ng bawat solong iyong papasok na mail sa isang folder ay maaaring maging nakalilito. Oo naman, ang spam ay karaniwang naiuri sa kategorya ng junk mail, ngunit nasa iyo ang lahat. Personal kong inirerekumenda ang pagse-set up ng ilang mahahalagang folder at pag-uuri-uriin ang iyong papasok na mail araw-araw.
Sumusunod sa Tinatapos ang mga bagay ® o GTD ® pamamaraan ng pag-aayos ng mga gawain, madali mong mapapabuti ang pagiging produktibo sa Outlook. Una, dapat kang lumikha ng tatlong magkakaibang mga folder:
- Inbox (Default) - Iwanan ang mga mahahalagang email sa iyong default na inbox. Ito ay dapat na mga mensahe na maaari mong sagutin kaagad, o kailangan na dumalo agad.
- Gagawin - I-drag ang mga hindi kagyat na email sa folder na ito. Maaari mong panatilihing malinaw ang iyong inbox at may posibilidad na ang mga mensaheng ito sa paglaon ng maghapon.
- Follow up - Ilipat ang mga email sa folder na ito na iyong pinaghintay, tulad ng mga tugon na hinihintay mo o mga gawain na ipinagpaliban mo.
- Mga Paalala - Ang ilang mga email ay hindi nangangailangan sa iyo upang tumugon sa kanila ang lahat. Panatilihin ang mga ito sa isang magkakahiwalay na folder upang lagi mong tingnan at makita ang mga ito nang madali.
Tandaan : Upang lumikha ng mga bagong folder, mag-click lamang sa iyong inbox folder, at piliin ang Bagong folder. Dito, i-type lamang ang pangalan at pindutin ang enter.
Dapat kang magsimula araw-araw sa pamamagitan ng pag-uuri-uri ng iyong mga email sa mga kategoryang ito, pagkatapos ay mag-iskedyul ng isang oras upang maakma sa iyong To do folder sa paglaon. Tiyaking manatiling pare-pareho sa mga ito! Maaari mong panatilihin ang pag-uuri na makakatanggap ka ng mga email sa buong araw.
Kung kinakailangan, huwag matakot na lumikha ng mas maraming mga folder ang pamamaraang ito ay dapat na naisapersonal para sa iyo at sa iyo lamang.
3. Gamitin ang view ng Gawain
Alam mo bang makakalikha ka ng mga gawain mula sa mga email? Tuwing nakakatanggap ka ng isang mensahe na nais mong i-convert sa isang gawain, i-drag lamang ito sa icon ng listahan ng gawain ng Outlook upang ilabas ang wizard ng pag-setup ng gawain. Dito, maaari mong bigyan ang iyong gawain ng isang pangalan, paglalarawan, at kahit na mag-set up ng isang paalala.
Kung magtakda ka ng isang paalala, ang mga gawain ay pop up katulad ng isang paalala sa pulong sa tinukoy na oras. Pinapayagan kang manatiling maayos at lumikha ng mga gawain nang madali, diretso mula sa iyong mga papasok na email.
4. Magtakda ng mga panuntunan upang awtomatikong pag-uri-uriin ang papasok na mail
Pinapayagan ka ng mga panuntunan na awtomatikong ilipat, i-flag, at tumugon sa mga mensahe sa email, na ginagawang mas madali upang mapatakbo ang Outlook. Maaari kang gumamit ng mga panuntunan upang patugtugin ang mga tunog, ilipat ang mga mensahe sa mga folder, o awtomatikong magpakita din ng mga bagong alerto ng item.
Personal kong nahanap ang pinaka-kapaki-pakinabang na panuntunan sa kakayahang ilipat ang isang item mula sa isang tiyak na nagpadala o may ilang mga keyword sa linya ng paksa sa ibang folder. Nangangahulugan ito na kung natutugunan ang ilang mga pamantayan, ililipat ang isang email sa tinukoy na inbox nang hindi mo ito kailangang hawakan.
Narito ang isang pangunahing gabay sa kung paano mag-set up ng isang panuntunan sa Outlook.
- Mag-right click sa isang mensahe sa iyong inbox o ibang email folder at piliin ang Panuntunan .
- Pumili ng isa sa mga pagpipilian. Upang matingnan ang higit pang mga pagpipilian, piliin ang Lumikha ng Panuntunan .
- Nasa Lumikha ng Panuntunan kahon ng dayalogo, pumili ng isa o higit pa sa unang tatlong mga checkbox.
- Nasa Gawin ang sumusunod seksyon, kung nais mong patakaran na ilipat ang isang mensahe sa isang folder, suriin ang Ilipat ang item sa folder kahon
- Piliin ang patutunguhang folder mula sa Pumili ng polder dayalogo na pop up, at pagkatapos ay mag-click OK lang .
- Mag-click OK lang sa sandaling muli upang mai-save ang iyong panuntunan.
5. Samantalahin ang mga kategorya
Makakatulong sa iyo ang color coding ng iyong mga email na madaling makilala at maipangkat ang mga nauugnay na item sa Outlook. Maaari kang pumili mula sa isang hanay ng mga default na kategorya o lumikha ng iyong sarili, at pagkatapos ay italaga ang mga kategorya sa iyong mga email sa Outlook.
Upang magtalaga ng isang kategorya ng kulay mula sa pane ng pagbabasa o isang bukas na mensahe, piliin ang Ikakategorya galing sa Mga tag pangkat sa laso, at pumili ng isang kategorya mula sa listahan.
Pangwakas na saloobin
Kung nais mong basahin ang higit pang mga artikulo na nauugnay sa modernong teknolohiya, isaalang-alang ang pag-subscribe sa aming newsletter. Regular kaming naglalathala ng mga tutorial, artikulo ng balita, at gabay upang matulungan ka sa iyong pang-tech na buhay.
