Ang Microsoft Word ay isa sa mga staple ng mga opisina ng modernong mundo. Mahahanap mo ito sa anumang umiiral na industriya doon bilang isa sa kanilang mga pangunahing programa na gagamitin para sa pag-edit ng teksto at dokumentasyon.
Upang ilagay ito sa pananaw, sa Estados Unidos lamang, tungkol sa 731,000 kumpanya ang gumagamit ng Microsoft Office , isang package na may kasamang Microsoft Word kasama ng iba pang mga produkto ng Microsoft.
Ang Microsoft Word ay palaging isang pamilyar na tanawin at para sa magandang dahilan. Ito ay tila patuloy na ina-update, kasama ang pinakabagong pag-ulit nito na kasama sa Microsoft Office 2021 na may mga bagong feature at update na darating sa boot.
Sa lahat ng mga bagong feature at update na ito, kadalasan ay mahirap malaman ang lahat ng sulok at sulok na ibinibigay ng buong software kaya sa artikulong ito, tatalakayin natin ang 20 lihim na pag-andar na magagamit mo sa iyong pagiging produktibo at mapakinabangan ang iyong paggamit ng Microsoft salita.
Mula sa mga baguhan hanggang sa mga intermediate na tip hanggang sa mga nakatagong feature na maaaring wala kang kahit kaunting clue. Mayroon ding mga halimbawang ipinakita para sa ilan sa mga feature para mas maunawaan mo kung ano ang mga gamit ng mga ito.
Mga Tip sa Baguhan -
Ang mga tip na ito ay medyo nakakatulong sa pangkalahatan at madaling gawin. Karamihan sa mga ito ay kasama na sa mga pangunahing tab ng Microsoft Word kaya hindi mo na kailangang umikot sa mga opsyon para lang magawa ang mga ito.
Mabilis na Pag-zoom sa pamamagitan ng Ctrl + Scroll
Ang unang tip sa beginner ay isang simpleng zoom-in at zoom-out function. Ang pagpindot nang matagal sa CTRL + na pag-scroll sa gulong ng iyong mouse ay agad na mag-zoom in o out sa iyong dokumento.
Hindi mo na kailangang problemahin ang iyong sarili na manu-manong mag-click sa mga opsyon sa pag-zoom sa kaliwang sulok sa ibaba ngunit sa halip, magagawa mo ang lahat sa pamamagitan lamang ng pagpindot sa isang key at gawin ang lahat gamit ang iyong mouse.
Kung gusto mo ng tumpak na kalkulasyon kung gaano mo gustong mag-zoom, gayunpaman, pinakamainam pa rin na manual na ayusin ang numero sa zoom bar dahil ang scroll wheel function ay para lamang sa pangkalahatang mabilis na paraan upang magamit ang mga zoom function sa mga dokumento.
Pamamaraan :
Hinahawakan ang CTRL + Scrolling Mouse
i-install ang direktang pag-play sa windows 10
Pag-secure ng Iyong Dokumento sa pamamagitan ng Mga Password
Marahil isa sa pinakamahalagang pag-andar ng baguhan na hindi naaalala ng maraming tao pagprotekta sa kanilang mga dokumento at data sa pamamagitan ng built-in na tampok na pag-encrypt ng password ng Microsoft.
Gaano ka-secure ang encryption na itatanong mo? Well, gumagamit ito ng AES (Advanced Encryption Standard) na may 256-bit keys na nangangahulugang gumagamit ito ng medyo maaasahang encryption system na kilala sa industriya.
Ang pag-encrypt na ito ay madaling maalis ang maraming tao mula sa hindi sinasadya o maginhawang pagbubukas at pagbabasa ng mga nilalaman ng iyong file.
Gayunpaman, ang mga nakatuon sa pagbabasa ng mga nilalaman ay maaari pa ring gawin ito ngunit ang pagsisikap na kinakailangan ay talagang nakakapagod at hindi kailangan. Gamitin ang system na ito upang ma-secure ang iyong mga personal na file o mga transaksyon sa negosyo.
Kung nagpapatakbo ka ng isang eCommerce na negosyo tulad ng sa isang Amazon FBA o kahit na isang marketplace na nagsasangkot ng mahalagang data ng kliyente at accounting tulad ng Ano ang mabuti at tiyak na mase-secure nito ang iyong mga file mula sa pagkahulog sa maling mga kamay.
Siguraduhin lamang na natatandaan mo ang iyong password!
Pamamaraan:
Buksan ang File > Tab ng Impormasyon > Protektahan ang Dokumento > I-encrypt ang Dokumento > Ipasok ang Password > Ok
Paggamit ng Smart Search sa Microsoft Word
Ang isa sa pinakamakapangyarihan at maginhawang feature ng Microsoft Word ay ang Smart Search. Ito ay halos pagsasama lamang ng isang search engine sa loob ng editor kaya sa tuwing mayroon kang isang bagay sa iyong dokumento na kailangan mong hanapin, i-highlight mo lang ito at mag-click sa matalinong paghahanap upang agad na makita ang pinakatumpak na mga resulta tungkol sa item.
Ang feature na ito ay napakalakas para sa mga manunulat dahil madali silang makakahanap ng mga terminong hindi nila pamilyar, ilagay natin ito sa isang halimbawa.
Sa kaso ng isang negosyo na nakatuon sa rehabilitasyon para sa pagkagumon, gumagamit sila ng mga predictive dialer para sa outreaching sa mga potensyal na kliyente, ngunit ano ang predictive dialer sa unang lugar? Well, madali mong mahahanap iyon sa search engine gamit ang Smart Search.
Sasalubungin ka ng mga resulta nang direkta mula sa Bing ngunit maaari mo ring baguhin ito sa Google, alinman ang gusto mo.
Mga Pamamaraan :
I-highlight ang Teksto > I-right Click sa Naka-highlight na Teksto > I-click ang Hanapin ang “Pangalan ng Teksto”
Dobleng Pag-click Sa Dokumento = Libreng Pagsusulat
Ang tip na ito ay kasing simple ng maaari at ang ilang mga tao ay tila hindi napapansin na ang tampok na ito ay umiiral ngunit maaari itong maging isang malaking tulong sa pag-save ng mahalagang oras sa pag-edit at pagsusulat ng teksto kaagad nang hindi na kailangang mag-abala sa pamamagitan ng pag-format.
Kung gusto mong magpatuloy at mag-type lang kahit saan mo gusto o kailangan mong mag-edit sa isang partikular na lugar na wala sa mga hangganan mula sa iyong karaniwang dokumento pagkatapos ay i-double click lamang sa partikular na lugar na iyon at mag-type! Hindi na kailangang manu-manong i-click ang space o tab nang maraming beses para lang maabot ito.
Pamamaraan:
Hanapin ang Lugar > I-double Click > Uri!
Mga Template at Disenyo ng MS Word
Ito ay ibinigay na ang Microsoft Word ay nag-aalok ng isang mahabang listahan ng mga mahuhusay na tampok at pagpapasadya na marami kang magagawa sa mga tuntunin ng paglikha ng iyong sariling mga disenyo. Ngunit, paano kung wala kang oras upang gawin ang lahat ng malikhaing gawain sa unang lugar? Paano kung wala kang mga kinakailangang kasanayan o karanasan para magamit ang makapangyarihan at mahabang listahan ng mga tool na ito at wala kang oras para gawin ang dalawa?
Sa kabutihang-palad, nagtatampok din ang Microsoft Word ng malawak na listahan ng mga nakahandang disenyo kasama ng kanilang mga template! Maaari kang kumuha ng anuman dito at i-customize ang mga ito para sa iyong sariling paggamit.
Ang mga template na ito ay maaaring gamitin para sa halos anumang bagay. Kung Halloween at gumagawa ka ng mga poster o gumagawa ng sarili mo mga maskara ng bata at nais na i-promote ang mga ito pagkatapos na ang lahat ay maaaring gawin sa Microsoft Word gamit ang mga template na mayroon sila. Kaunting text editing lang at handa ka nang umalis!
Pamamaraan :
File > Bago > Maghanap Para sa Mga Online na Template > Pumili ng Template > Gumawa > I-customize
Maghanap at Palitan ang Tool
Ang Find and Replace tool ay isa pang feature na mayroon ang Microsoft Word na madaling matukoy ang lahat ng katulad na salita na sinusubukan mong hanapin sa dokumento.
Itina-highlight nito ang mga salitang ito na maaaring magbigay ng mas madaling oras sa pag-detect ng anumang mga error sa partikular na hanay ng mga salita at, ito rin ay nagpapadali sa paghahanap ng mga partikular na keyword na gusto mong baguhin.
Hindi lamang iyon ngunit maaari mo ring palitan ang mga salitang ito ng isa pang ginagawang madali ang pagbabago ng isang partikular na salita kung nagkamali ka sa pagbabaybay o paggamit nito mula sa simula.
Pamamaraan:
Tab ng Home > Hanapin > Palitan > Pumili ng Opsyon
Ang Built-in na Tagasalin ng Wika ng Microsoft Word
Lumipas ang mga araw na kailangan mong manu-manong maghanap ng isa pang application upang isalin ang iyong teksto para sa iyo dahil ang Microsoft Word ay may kasamang partikular na function na nagbibigay-daan sa iyong magsalin ng mga salita sa loob ng programa.
Gamit ang built-in na Translator ng Microsoft Word, maaari mong i-highlight ang partikular na text na kailangan mo ng pagsasalin at makuha ang mga resulta nang tumpak at sa napakabilis na bilis. Mayroon kang access sa humigit-kumulang 103 mga wika para sa pagsasalin na ginagawa itong lubos na maginhawang gamitin habang nananatili sa isang software lamang.
Pamamaraan:
I-highlight ang Teksto > I-right Click sa Naka-highlight na Teksto > Isalin > Pumili ng Wika > Ipasok
Hinahawakan ang Ctrl sa Pagpili ng Buong Pangungusap
Kadalasan, kailangan mong putulin ang mga pangungusap na alinman ay hindi akma o maaaring lumampas ka sa bilang ng salita sa papel na iyong ginagawa. Maaaring maging mahirap ang manu-manong pagpili sa bawat indibidwal na teksto ngunit hindi mo talaga kailangang gawin iyon.
Ang pagpindot sa CTRL habang pumipili ng isang teksto sa loob ng isang pangungusap ay awtomatikong hinahayaan kang i-highlight ang buong pangungusap nang hindi kinakailangang hanapin ang simula at dulo nito. I-click lang, tanggalin, o i-edit kaagad.
Pamamaraan:
Pindutin ang CTRL > Piliin ang Mga Pangungusap
Gamit ang Focus Mode
Para sa halimbawang ito, gamitin natin ang a email ng pag-abanduna sa cart diskarte bilang isang paraan kung saan magiging kapaki-pakinabang at kapaki-pakinabang ang feature na ito.
Ang Focus Mode ay isang feature sa Microsoft Word na hinahayaan kang tingnan ang buong dokumento nang hindi naaabala ang lahat ng hindi kinakailangang user interface sa iyong paglilinis. Ito ay lalong epektibo sa tuwing ikaw ay nakikitungo sa malaking halaga ng data na maaaring mahirap tingnan.
Para sa layunin ng pag-proofread sa a matagumpay na marketing sa email campaign, kailangan mong manu-manong tingnan ang bawat pangalan, address, at lahat ng iba pang detalye upang matiyak na walang mga error at tiyak na makakatulong sa iyo ang Focus Mode na makakuha ng mas malinaw na pagtingin sa mga detalye.
Maaari ka pa ring mag-edit sa loob ng Focus Mode, i-click lamang ang tatlong nakikitang tuldok sa itaas at sasalubungin ka ng interface at ibabalik ang lahat ng iyong kinakailangang tool upang i-edit ang dokumento at dumiretso pabalik sa pag-proofread.
Pamamaraan :
View > Focus > Mag-scroll Through
Sinusuri ang Pagbabasa ng Dokumento
Kung sakaling naisip mo kung paano nai-score o isinasaalang-alang ang iyong buong write-up sa mga tuntunin ng kalidad, malamang na magkakaroon ka ng magandang pagkakataon na malaman na mayroong isang tampok sa Microsoft Word na nagbibigay ng mga istatistika ng pagiging madaling mabasa sa iyo.
Maaari nitong dagdagan ang umiiral nang mga pagsusuri sa grammar at spell na inaalok na sa iyo ng Microsoft Word bilang default ngunit para sa Readability ng Dokumento, kailangan mo muna itong lagyan ng tsek at i-activate bago magpatuloy sa pagkuha ng mga detalyeng gusto mo.
Sa sandaling gawin mo ito, gayunpaman, ang mga ulat sa status ng pagiging madaling mabasa ay isasama rin sa tuwing magsasagawa ka ng grammar at spell check para sa iyong dokumento.
Pamamaraan:
File > Options > Proofing > Lagyan ng tsek ang “ Suriin ang Grammar Gamit ang Spellin g' at ' Ipakita ang Mga Istatistika sa Pagbabasa ” Ok > Back To Document > Review > Spelling at Grammar
Mga Intermediate Function -
Ang mga intermediate function ay medyo naiiba. Ito ay madalas na nangangailangan sa iyo na gumawa ng ilang proseso muna bago magawang tumpak na maisagawa ang mga tampok na ito. Gayunpaman, sulit pa rin ang kanilang oras at pagsisikap na gawin.
Pagbuo ng Iyong Mga Personal na Custom na Template
Nabanggit na noon na maaari kang makakuha ng mga pre-made na template na ibinigay ng Microsoft ngunit paano ang iyong sariling mga custom na template? Kaya mo rin yan!
Kung nakagawa ka na ng sarili mong disenyo at custom-made na mga template na angkop sa iyong audience, madali mong maisasama ang mga template na ito sa Microsoft Word.
Pamamaraan :
File > Save as > Into Folder (Users/User/Documents/Custom Office Templates) > Save
Pag-automate ng Audio File Transcription
Ang tampok na ito ay talagang pinakamahusay na kumikinang kung ikaw ay madaling kapitan ng paggamit ng mga video at audio para sa iyong dokumento. Kung ikaw ay isang tagalikha ng nilalaman na kasangkot sa mga platform ng pagbabahagi ng video tulad ng Youtube kung gayon ito ay lubos na makakatulong para sa mga transcript.
Gayunpaman, may problema tungkol sa pagsasalin sa mga teknikal na detalye.
Sabihin nating gusto mong gumawa ng video tungkol sa mga stabilizer ng camera at kadalasan ay kailangang magdetalye ng mga teknikal na salita at tatak. Ang mga ito ay lilikha ng ilang mga isyu sa kung paano nag-transcribe ang software kaya ito pa rin ang pinakamahusay na tingnan at suriin ang teksto pagkatapos.
Bagama't isang napakalakas na feature sa Microsoft Word, limitado lang ito sa mga transkripsyon sa Ingles ngunit mas maganda pa rin itong magkaroon bilang isang feature. Mayroon kang dalawang opsyon para dito kung magre-record ka ng iyong audio nang live o mag-upload ng na-record na audio file.
Pamamaraan:
Home > Dictate > Transcribe > Upload / Start Recording
Kaginhawaan sa Mabilis na Bahagi
Ang Quick Parts ay isa pang feature para sa Microsoft Word na nagbibigay-daan sa iyong mag-input ng 'mga template' sa iyong dokumento kung saan ang teksto ay awtomatikong itinalaga. Ang tampok na ito ay partikular na epektibo para sa mga email ng kumpanya para sa mga outreaches.
Kapag nailapat mo na ang pangalan ng kumpanya sa tab, awtomatikong makikita ito ng mga quick parts at ilalagay ang pangalan sa lahat ng template ng Quick Part na inilapat mo sa iyong dokumento.
Ginagawa nitong madali para sa iyo na huwag manu-manong idagdag ang pangalan para sa bawat dokumento. Nagiging mas mahalaga ito kung nakikitungo ka rin sa maraming pangalan o address ng kumpanya.
Pamamaraan:
Insert > Quick Parts > Document Property > Piliin ang Alinmang Template > Ilapat sa Dokumento
hindi kinikilala ng computer ang 2nd hard drive
Agad na Nagse-save ng Dokumento Sa Google Drive
Ang isang ito ay medyo mapanlinlang na gawin dahil nangangailangan ito ng pag-install ng isa pang platform ngunit kung sakaling gumagamit ka ng serbisyo ng cloud storage tulad ng Google Drive, sulit na sulit ang oras na isama ang application sa iyong Microsoft Word.
Bilang default, hindi mo magagawang awtomatikong i-save ang mga Word file sa Google Drive sa pagsisimula ngunit kung mayroon kang naka-install na Google Drive sa iyong computer, isasama ito bilang isa sa mga lugar upang potensyal na i-save ang iyong mga dokumento na gumagawa ng mga bagay. mas madali ang lahat.
Pamamaraan:
I-install Google Drive > I-restart ang Microsoft Word > File > Save as > Google Drive
Para sa Manu-manong Pag-save:
I-install Google Drive > I-restart ang Microsoft Word > File > Save as > File Explorer > Google Drive
Ang Document Inspector
Ang Document Inspector ay katulad ng Find & Replace tool ngunit ang isang ito ay binuo para sa pag-target ng partikular na data sa dokumento. Halimbawa, maaari itong magsama ng nakatagong teksto, mga komento sa hindi nakikitang nilalaman, personal na impormasyon, mga custom na katangian, at higit pa.
Madali mong masusuri ang mga dokumento gamit ang tool na ito kumpara sa manu-manong pagsuri kung alin ang hahanapin sa Find & Replace Tool dahil maaari mo lamang i-tick ang mga kahon sa Inspect Document tool upang agad na mahanap ang data na kailangan mo.
Pamamaraan:
File > Info > Suriin Para sa mga isyu > Suriin ang Dokumento
Super Secret Features -
Hindi talaga sobrang lihim ngunit ito ay mga tampok na marahil ay hindi mo alam na umiiral sa Microsoft Word dahil lamang sa hindi sila masyadong napag-usapan. Gayunpaman, maaari silang maging kapaki-pakinabang kung gusto mo sila at sa mga partikular na sitwasyon, maaaring ito lang ang mga tool na kailangan mo.
Paglikha ng Random Filler Text
Sa tuwing kailangan mong gumawa ng filler text para sa iyong dokumento hindi mo na kailangang maghanap ng random na text sa net o kailangang magsikap na gumawa ng sarili mo ngunit sa halip, magagawa mo ito sa Microsoft Word gamit ang Lorem Ipsum.
Sinusunod din nito ang lahat ng pag-format at istilo na kailangan mo kaya mas maginhawa ito kaysa sa pagkuha ng random na teksto mula sa mga panlabas na mapagkukunan.
Pamamaraan:
I-type ang “=lorem(a,b)” sa iyong dokumento kung saan ang “A” ay ang bilang ng mga talata na gusto mo at
Ang 'B' ay ang bilang ng mga pangungusap na gusto mo sa bawat talata
Awtomatikong Pagsasaayos ng Petsa at Oras
Sa tuwing gumagawa ka ng mga file at patuloy na ina-update ang bawat dokumento, makikita mo ang iyong sarili na kailangang manu-manong magdagdag ng mga petsa sa bawat iba't ibang oras na gagawin mo ang mga ito. Madalas itong isang hindi maginhawang paraan upang gawin ang mga bagay lalo na kung ginagawa mo ito kasama ang maraming iba pang mga file.
Ito ay pinakamahusay na gumagana para sa mga dokumento na may maraming mga numero na kasangkot sa mga ito tulad ng para sa Mga Serbisyo sa Cloud Accounting . Ang pagkakaroon ng awtomatikong Petsa at Oras ay makakagawa ng mga kababalaghan sa pagbabawas ng oras na kailangan mong magtrabaho sa bawat partikular na numero.
Pamamaraan:
Ipasok > Petsa at Oras > Lagyan ng tsek ang “Awtomatikong I-update”
Pagbawi ng mga Na-crash na MS Word File
Ang isa sa mga pinaka-trahedya na sitwasyon na maaaring mangyari habang gumagawa ng isang dokumento ay ang pagkakaroon ng mga hindi inaasahang aksidente o sitwasyon tulad ng mga error, pag-crash, BSOD, at higit pa.
Ang mas masahol pa ay na sa mga hindi inaasahang sitwasyong ito, maaaring hindi mo pa nai-save ang iyong dokumento na siyang pinakamasamang sitwasyon na posibleng mangyari. Sa kabutihang palad, hindi nawala ang lahat.
Ang Microsoft Word ay may isang partikular na tampok na awtomatikong nagse-save ng iyong mga dokumento sa panahon ng iyong pag-unlad. Nilagyan ng label ng Microsoft Word ang feature na ito bilang 'AutoRecover'. Karaniwan, may lalabas na prompt sa susunod na buksan mo ang iyong Microsoft Word na nagsasabi sa iyong magsimula sa pinakamalapit na recovery save ngunit paano kung hindi ito lumabas?
Maaari kang manu-manong dumaan sa mismong direktoryo ng file at suriin kung may anumang mga pagbawi na ginawa ng Microsoft Word sa panahon ng iyong dokumento at malamang, lahat ay maaaring na-save o ang karamihan ng nilalaman ay naroroon pa rin.
Pamamaraan :
File > Opsyon > I-save > AutoRecover File Location > Mag-browse
Pag-convert ng mga PDF at HTML na Dokumento
Ang isa pang tampok na malamang na hindi mo napagtanto ay maaari mong i-convert ang iyong mga dokumento ng Word sa mga PDF at HTML na file. Gumagana rin ito kung ikaw ay isang web developer tulad ng sa kaso ng Magbayad at kailangan mo ng isang platform para sa mga developer ng software upang tingnan ang ilang HTML code o lumikha ng isa sa pamamagitan ng MS word, kahit na hindi talaga iyon isang maginhawang ideya sa kanyang sarili ngunit ito ay magagamit pa rin na pagpipilian upang pumili.
Kapag na-save mo ang mga ito bilang mga uri ng file na ito, gagana ang mga ito katulad ng mga HTML file na iyong na-code o mga PDF file na iyong ginawa. Ganun din ang vice-versa.
Pamamaraan:
File > Save As > Save as Type
Paghahanap ng mga Nakatagong Character
Kung ikaw ay gumagawa o nagsusuri ng isang dokumento, gusto mong maging masinsinan habang ginagawa mo ito at ang posibilidad na may ilang nakatagong nilalaman sa dokumento ay maaaring posible, lalo na kung mayroon kang mga katrabaho at isang kultura ng kumpanya na gustong magbigay ng biro sa April Fools.
Kung gusto mong burahin ang pagkakataong iyon at makuha ang huling halakhak pagkatapos ay buksan ang tool na nakatagong mga character para makita ng iyong dokumento ang lahat ng nangyayari.
Pamamaraan:
Home > Ipakita/Itago o (CTRL + Shift + 8)
Konklusyon
Mayroon pa ring maraming mga tampok na inaalok ng Microsoft Word at ito lamang ang dulo ng malaking bato ng yelo. Ang pag-alam sa lahat ay mangangailangan ng ilang oras at karanasan ngunit kung nais mong i-maximize ang iyong paggamit ng platform, ang pag-aaral sa platform ay magiging kapaki-pakinabang at walang alinlangan na maituturing pa bilang isang pag-hack ng paglago diskarte para sa pagiging produktibo.
Kung interesado ka sa higit pang mga detalye tungkol sa Microsoft Word; Tingnan ang artikulong ito kung ano ang maaari mong asahan Microsoft Office 2021 dahil ito ang pinakabagong update ng Microsoft sa kanilang software package.
Mga kaugnay na artikulo
>> 7 Microsoft Word Hack na Kailangan Mong Malaman sa 2022
>> Nangungunang 14 Mga Trick at Tip sa Microsoft Word na Dapat mong Malaman
>> Microsoft Word-2010 vs. 2013 vs. 2016 vs. Gabay sa Paghahambing ng Mga Bersyon ng 2019
>> Cheat sheet ng Microsoft Office Word
Kumuha ng higit pang mga artikulo at tip sa help center sa pamamagitan ng pag-sign up sa newsletter sa ibaba!