Sheet ng cheat ng Microsoft Office Access

Marahil ay narinig mo ang salitang 'database' na itinapon kanina. Ang isang database ay isang malaking koleksyon ng impormasyon na makakatulong sa mga gumagamit na ayusin, tingnan, maghanap, makuha at mangolekta ng data. Kung mayroon kang isang database, kailangan mo ng wastong mga tool at application upang mahawakan ito at masulit ito. Lalo na para sa mga nagtatrabaho sa mga kapaligiran ng koponan at kailangang magbahagi ng data sa ibang mga tao (mga gumagamit, developer, tagasuri, atbp.), Ang perpektong solusyon ay Microsoft Access, at gamit ang aming Access cheat sheet ikaw ay magiging isang pro sa walang oras.

Gawing mas madali ang iyong trabaho sa pamamagitan ng paggamit ng mga tampok at tool ng Access. Kung sa palagay mo ay mahusay ka sa pagpapanatili ng kaayusan ng impormasyon, malapit na kang isabog ng Access. Kapag gumagawa ng isang file sa Access, mahalagang lumikha ka ng isang file na naglalaman ng iba't ibang bahagi ng iyong database. Pagkatapos ay maaari mong hatiin ang iyong database sa iba't ibang, kaugnay na mga bahagi upang mapanatili ang pamamahala madali at mabilis. Ang mga elementong ito ay tinatawag na mga talahanayan, query, form, ulat, atbp.

Kapag natukoy mo na ang lahat ng iba't ibang mga elementong ito, mapapanatili mo ang lahat sa isang maayos na pamamaraan. Binibigyan ka nito ng kapangyarihan na magbahagi at magbigay ng impormasyon nang malinaw at buuin ang buong mga proyekto sa isang solong file. Hindi alintana kung ano ang layunin, ang Access ay maaaring makatulong sa iyo o sa iyong negosyo upang mapanatili ang linaw, ligtas at organisado na impormasyon.

Nilalayon ng cheat sheet na ito na ipakilala sa mga tao kung paano gumagana ang mga bagong henerasyon ng Access. Hindi nakakagulat na ang nasabing isang tampok na naka-pack na application ay tumatagal ng ilang oras upang master. Narito kami upang matulungan ka sa ilang mga tip at trick upang mabilis na makarating sa Access, o i-refresh ang iyong memorya kung ikaw ay isang beterano ng Access.

• Tip: Kung ang iyong mga kaibigan, kasamahan o empleyado ay kailangang malaman ang tungkol sa Microsoft Access, huwag kang mahiya at ibahagi ang artikulong ito! Ang kaalaman ay kapangyarihan, at mayroon kang kakayahang tulungan ang iba na matuto sa pamamagitan ng pagbabahagi.

Paano Mag-navigate sa Microsoft Access Ribbon

Ang interface na pinagtatrabaho namin ay maaaring maging nakalilito sa mga bagong gumagamit. Narito ang isang maliit na infographic tungkol sa pangunahing interface ng Access batay sa Access 2016. Kung naguguluhan ka tungkol sa kung ano ang iba't ibang mga elemento, walang pag-aalala. Pumunta kami sa malalim tungkol sa Ribbon, mga talahanayan ng data, mga bagay at higit pa sa paglaon ng artikulo. Tuloy lang sa pagbabasa!

Sa kabutihang-palad para sa mga nagtatrabaho sa mga aplikasyon ng Office nang ilang sandali ngayon, ang interface ng Access ay hindi pamilyar tulad ng naisip mo. Ang mabubuting kaibigan tulad ng Ribbon, ang Tell Me bar, at ang toolbar ng Quick Access lahat ay bumalik upang tulungan ka, habang ang bahagi ng data ng Access ay mananatiling malinis at madaling mabasa.

Isang pagpapakilala sa interface ng Ribbon

Ang Ribbon ay naging isang pangunahing bahagi ng mga aplikasyon ng suite ng Office tulad ng Access sa loob ng maraming taon ngayon. Una itong ipinakilala pabalik sa Office 2007, na dinisenyo na may mas madaling pag-navigate sa isip. Hindi mo na kakailanganing gumamit ng mga makalumang menu na may maraming mga antas ng mga sub-menu sa Ribbon.

Ang mabibigat na interface ng visual ay tumutulong sa iyo na hanapin ang mga tool na alam mo at mabilis mong mahalin. Ang Ribbon ang iyong pangunahing paraan ng pag-navigate sa Access, pagbubukas ng mga pagkakataong mag-format ng teksto, magsingit ng mga elemento, magpatupad ng mga pagpapaandar, i-tweak ang iyong database at marami pa.

Hindi tulad ng mga naunang bersyon ng Access, ang Ribbon sa mga bagong paglabas tulad ng Access 2016 at Access 2019 ay may isang mas flat, compact na disenyo upang payagan ang mas kaunting kalat sa iyong screen na nakakaabala sa iyo mula sa iyong trabaho. Binibigyan ng interface na minimalist na ito ang Access ng isang moderno at naka-istilong hitsura na inilalayo mula sa mga kakumpitensya.

Ang lokasyon ng mga tool at tampok ay halos kapareho ng mga nakaraang bersyon, kaya't hindi ka dapat magkaroon ng problema sa paghahanap ng iyong mga paboritong utos. Kung nahihirapan ka, gamitin lamang ang bagong tampok na Tell Me.

Mas mabilis na gumana sa Tell Me bar

Nilalayon ng tampok na 'Sabihin mo sa akin kung ano ang gusto mong gawin' o simpleng tampok na 'Sabihin Mo sa Akin' na magdala ng mga tool sa loob kahit na hindi mo alam ang kanilang eksaktong lugar sa Ribbon. Ito ay unang naidagdag sa karamihan ng mga aplikasyon ng Office 2016 at nakamit din ang pananatili nito sa Office 2019 din. Maaari mo itong gamitin sa pamamagitan ng pag-click dito sa tabi mismo ng huling tab sa Ribbon, o pagpindot sa Alt + Q mga susi sa iyong keyboard. Mapapansin mo na pinapayagan ka ng tampok na mag-type - ito ay kung kailan mo masasabi sa Access ang gusto mong gawin.

Batay sa iyong entry, imumungkahi ng Access ang mga tool na nauugnay sa kung ano ang iyong hinahanap. Halimbawa, kung nagta-type ka sheet ng pag-aari ang Tell Me bar ay awtomatikong magpapakita ng mga pagpipilian na magbibigay-daan sa iyo upang lumikha o magbago ng isang sheet ng pag-aari, at nagmumungkahi pa ng iba pang mga tool na nauugnay sa sheet.

Kahit na isaalang-alang mo ang iyong sarili na isang Access guru, makakatulong sa iyo ang tampok na Tell Me na mapabilis ang iyong trabaho. Hindi mo na kakailanganin pang maghukay sa Ribbon o maghanap sa online sa pagtatangka upang makahanap muli ng isang tampok.

Pamilyar sa lugar sa likuran

Kapag na-click mo ang menu ng File sa Access (at iba pang aplikasyon ng Office,) makakarating ka sa lugar na tinawag ng Microsoft na 'backstage'. Dito, sa halip na makita ang isang tab na may mga utos na nakalinya sa Ribbon, nakakakuha ka ng isang buong pahina na pagtingin ng impormasyon at iba't ibang pangunahing mga gawain upang buksan at i-save ang mga file, pag-print at iba pang mga pagpipilian sa pagbabahagi.

Bilang karagdagan, maaari mong gamitin ang menu ng File upang makita ang impormasyon tungkol sa iyong kasalukuyang bukas na file. Nangangahulugan ito na nakikita ang oras na nilikha ito, huling nabago, ang may-ari, pati na rin ang laki ng file at marami pa. Maaari mo ring gamitin ang tampok na Compact & Repair, o magdagdag ng proteksyon ng password bilang may-ari ng isang file.

Pagtukoy sa mga object ng database sa Access

Ngayong nakuha na namin ang pangunahing interface, oras na upang pamilyar sa mga object ng database na iyong gagana sa loob ng Access. Ang mga bagay na ito ang makikita mo sa pane ng nabigasyon sa kaliwa habang nagsisimula silang gawin ang iyong mga proyekto. Maaari kang lumikha ng mga bagay mula sa tab na Lumikha sa Ribbon, at baguhin ang mga ito sa anumang naibigay na oras sa hinaharap upang maiakma sa mga pagbabago sa iyong database. Magkaroon tayo ng isang mabilis na rundown ng iyong mga pagpipilian sa object:

• Ang mga talahanayan ay nag-iimbak ng nauugnay na data sa mga hilera (talaan) at mga haligi (mga patlang). Gumagamit ang mga ito nang katulad sa mga cell sa Excel, malamang na bumubuo ng isang malaking bahagi ng iyong mga proyekto.
• Ang mga query ay tumitingin, nagkakalkula, nag-uuri, nagsasala, nagbabago at nagsusuri ng data na nakaimbak sa iyong mga talahanayan.
• Ang mga form ay mga pasadyang screen na nagbibigay-daan sa iyo upang madaling magpasok ng bagong data at tingnan ang mayroon nang data sa isang talahanayan.
• Ipinapakita ng mga ulat ang data mula sa isang talahanayan o isang query sa isang naka-print na format, perpekto para sa pagsusuri at suriin para sa mga error.
• Nagagawa ng Macro na i-automate ang mga paulit-ulit na gawain. Maaari kang magpatakbo ng isang macro sa pamamagitan ng pag-click sa isang pindutan o pagpindot sa isang shortcut key na nakatalaga sa macro.
• Ang mga module ay mga pangkat ng mga pamamaraan, nakasulat sa wikang Visual Basic at ginagamit din upang i-automate ang mga gawain.

Mga uri ng data ng patlang

Mayroong maraming mga paraan upang gumana sa mga patlang sa Access na ginagawang mas madali upang makitungo sa iba't ibang mga proyekto. Halimbawa, ang pagtukoy sa isang patlang bilang isang numero sa halip na ang teksto ay nagbibigay-daan sa Access upang magsagawa ng mga kalkulasyon sa patlang na iyon.

Narito ang isang mabilis na rundown sa iba't ibang mga uri ng data maaari kang pumasok at ang kanilang mga pag-uugali:

• Maikling Teksto: Nag-iimbak ng maximum na 255 mga character ng teksto at / o mga numero.
• Mahabang Text: Tindahan ng teksto hanggang sa 64,000 mga character.
• Bilang: Nag-iimbak ng mga numero at nagbibigay-daan sa mga kalkulasyon na maisasagawa gamit ang isang data cell.
• Petsa / Oras: Mga petsa ng tindahan at / o oras.
• Pera: Mga tindahan ng mga numero at simbolo na kumakatawan sa mga pera sa totoong mundo.
• AutoNumber: Awtomatikong nagtatalaga ng isang natatanging numero para sa bawat record.
• Oo / Hindi: Ang mga tindahan alinman sa halaga ng Oo o hindi.
• OLE Object: Nag-iimbak ng mga bagay na ginawa sa iba pang mga application, tulad ng isang spreadsheet ng Excel, dokumento ng Word o graphic na PowerPoint.
• Hyperlink: Nag-iimbak ng mga link na maaaring mai-click upang buksan ang mga website o mga file sa isang network.
• Attachment: Pinapayagan kang maglakip ng isang file o imahe sa iyong database.
• Malaking Numero: Nag-iimbak ng isang hindi pang-pera, halagang bilang. (Magagamit lamang sa Access 2019.)

Magsimula sa isang template

Natatakot ka ba sa isang walang laman na dokumento? Sa Pag-access, mayroon kang isang malaking library ng mga template na naka-built in na sa application upang matulungan kang makapagsimula. Nagbibigay ito sa iyo ng isang malaking pagsisimula kapag nagtatrabaho sa mga proyekto ng anumang sukat. Maaari kang makahanap ng maraming mga template sa bawat isa sa mga ibinigay na kategorya, na nangangahulugang mayroong maraming iba't ibang magagamit sa tuwing lumilikha ka ng isang bagong dokumento. Kahit na pagkatapos pumili ng isang template, mayroon ka pa ring maraming mga pagpipilian upang ganap na mai-edit ang ipasadya ang iyong database pagkatapos.

Palaging i-backup ang iyong database

Ito ay isang tip kahit para sa mga beterano ng Access doon. Palagi, at ibig sabihin namin ito, palaging lumikha ng mga pag-backup ng iyong database nang regular. Hindi mo malalaman kung ano ang maaaring mangyari sa iyong mga file sa hinaharap dahil sa hindi inaasahang pangyayari. Maaari itong maging isang tagapagligtas upang madaling makuha ang mga pag-backup mula sa cloud o ibang computer.

Kapaki-pakinabang na mga shortcut sa Access na dapat malaman ng lahat

Upang wakasan ang cheat sheet na ito, napagpasyahan naming isama ang ilan sa mga pinaka kapaki-pakinabang na mga Shortcut sa keyboard na magagamit mo upang mapabilis ang iyong trabaho:

• Maaari kang mabilis na lumikha ng isang bagong database sa pamamagitan ng pagpindot Ctrl + N .
• Upang makapagdagdag ng isang bagong tala sa iyong datasheet o form, pindutin ang Pag-sign sa Ctrl + Plus (+) sa iyong keyboard.
• Maaari kang mag-zoom in at out ng isang pahina sa pamamagitan ng pagpindot sa Z key.
• I-toggle ang Navigation pane gamit ang F11 .
• Buksan ang tab na Maghanap upang maghanap sa isang datasheet o form na may Ctrl + F .
• Mabilis mong mai-save ang iyong database sa Ctrl + S .

Kung naghahanap ka para sa isang kumpanya ng software na mapagkakatiwalaan mo para sa integridad at matapat na mga kasanayan sa negosyo, huwag nang tumingin sa malayo kaysa sa . Kami ay isang Microsoft Certified Partner at isang BBB Accredited Business na nagmamalasakit sa pagdadala sa aming mga customer ng maaasahan, kasiya-siyang karanasan sa mga produktong software na kailangan nila. Makakasama namin kayo dati, habang, at pagkatapos ng lahat ng mga benta. Iyon ang aming 360 Degree Garantiyang. Kaya, ano pa ang hinihintay mo? Tumawag sa amin Ngayon sa +1 877 315 ​​1713 o mag-email sa sales@softwarekeep.com. Gayundin, maaabot mo kami sa pamamagitan ng Live Chat.